Conditions Générales de Location & de Prestations (CGL / CGV)

Les présentes Conditions Générales de Location et de Prestations de Services (ci-après les « CGL/CGV ») régissent les relations contractuelles entre :

• Pic-Event SAS, société par actions simplifiée au capital de 6 000,00 €, immatriculée au RCS de Thionville sous le numéro 809 717 655 (SIRET 809 717 655 00058 — TVA intracommunautaire FR19809717655), dont le siège social et le dépôt logistique sont situés au 7 rue des Terres Rouges, 57100 Thionville (Tél. : 03 82 54 38 05 — E-mail : contact@pic-event.fr), ci-après dénommée « le Loueur » ou « Pic-Event SAS » ;
• Et toute personne physique ou morale agissant en qualité de consommateur (particulier B2C), de non-professionnel (association) ou de professionnel / personne morale de droit public (entreprise, agence, mairie, collectivité — B2B), ci-après dénommée « le Client » ou « le Locataire ».

Elles s’appliquent à toute mise à disposition locative de matériel événementiel (mobilier, vaisselle, nappage, tentes de réception, barnums, chapiteaux, scènes, sonorisation, éclairage, vidéo, effets spéciaux, bornes photobooth, bouteilles d’hélium), aux prestations logistiques ou techniques associées (livraison, reprise, montage, démontage, décoration ballons sur site) ainsi qu’à la vente éventuelle de consommables.

Le fait de signer une proposition commerciale, de la valider électroniquement, d’émettre un bon de commande ou de verser un acompte emporte adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGL/CGV, qui prévalent sur tout document d’achat du Client, sauf dérogation écrite expresse figurant dans les Conditions Particulières du devis accepté.

2.1. Demande en ligne et validité des propositions commerciales

Les photographies, dimensions et renseignements figurant sur le catalogue en ligne www.pic-event.fr sont donnés à titre indicatif. Chaque demande effectuée via le formulaire en ligne donne lieu à l’établissement d’une proposition commerciale personnalisée (référencée PR…) mentionnant sa durée de validité expresse. Passé cette date d’échéance, l’offre devient caduque et la disponibilité du matériel doit faire l’objet d’une nouvelle vérification.

2.2. Formation du contrat et blocage ferme du matériel

La réservation n’est définitive et le matériel n’est bloqué au planning qu’à compter de la réception cumulative par Pic-Event SAS, avant l’expiration de la durée de validité du devis :

• de la proposition commerciale datée et signée avec la mention « Bon pour accord » (ou signée électroniquement via le portail sécurisé de Pic-Event SAS) ;
• du règlement effectif de l’acompte de réservation stipulé sur le devis (30 % du montant total TTC par défaut, ou 50 % notamment pour les structures, chapiteaux et configurations spécifiques ; pour les collectivités territoriales et établissements publics : réception d’un bon de commande administratif engagé mentionnant le numéro d’engagement Chorus Pro) ;
• de l’acceptation sans réserve des présentes CGL/CGV.

2.3. Modification de commande et équivalence technique

Toute demande écrite d’ajustement quantitatif ou qualitatif formulée par le Client après validation est recevable jusqu’à trois (3) semaines avant la date de l’événement (porté à un (1) mois en haute saison de mai à septembre ou pour les structures et chapiteaux), sous réserve de la disponibilité effective du stock et de l’ajustement tarifaire correspondant, sans pouvoir ramener le montant de la commande en deçà de l’acompte déjà engagé. En cas d’indisponibilité fortuite d’une référence (casse ou non-restitution par un locataire précédent), Pic-Event SAS pourra fournir un matériel de gamme et de fonctionnalité au moins équivalentes sans surcoût pour le Client, ou à défaut rembourser intégralement la ligne concernée.

De même, conformément à l’article L. 221-28, 3° et 4° du Code de la consommation, le droit de rétractation ne s’applique ni aux biens confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés (décors ballons sur mesure, arches organiques, signalétique personnalisée), ni aux biens susceptibles de se détériorer ou de se périmer rapidement (ballons gonflés à l’hélium ou à l’air).

Dans l’hypothèse résiduelle où un Client consommateur achèterait à distance un produit consommable standard non personnalisé et non rattaché à une prestation datée, il dispose d’un délai légal de quatorze (14) jours francs à compter de la réception (article L. 221-18 du Code de la consommation) pour notifier sa rétractation par écrit à contact@pic-event.fr et retourner à ses frais le produit neuf, complet et non descellé dans son emballage d’origine en vue de son remboursement sous 14 jours.

4.1. Formule standard et location longue durée

Sauf mention particulière sur le devis, le tarif unitaire de base correspond :

• pour un événement de week-end : à une mise à disposition le vendredi et une restitution le lundi suivant ;
• pour un événement en semaine : à une mise à disposition au plus tôt la veille (J-1) et une restitution le lendemain (J+1), dans la limite de deux (2) jours calendaires.

Les enlèvements et retours au dépôt logistique (7 rue des Terres Rouges, 57100 Thionville) s’effectuent exclusivement pendant les horaires d’ouverture : du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 (hors jours fériés). Toute immobilisation excédant la durée standard fait l’objet d’un forfait « Location longue durée » chiffré au devis.

4.2. État du matériel et réserves avant utilisation

Le matériel est vérifié et testé par Pic-Event SAS avant chaque départ. Le Client est invité à contrôler la conformité quantitative et le bon état apparent des équipements lors de la remise. Toute anomalie, manquant ou dysfonctionnement constaté au déballage doit impérativement être signalé par écrit (contact@pic-event.fr avec photographies horodatées) avant toute utilisation, au plus tard avant le début de l’événement et dans un délai maximal de 24 heures suivant la prise en charge. Aucune réclamation formulée après l’événement sur un défaut apparent ou une prétendue non-utilisation ne pourra donner lieu à réduction de prix.

4.3. Retard de restitution

La ponctualité des retours conditionne la préparation des événements suivants. Tout retard de restitution non autorisé préalablement par écrit par Pic-Event SAS entraîne de plein droit la facturation d’une indemnité d’immobilisation égale à 50 % du tarif de location par tranche de 24 heures de retard entamée, sans préjudice de la refacturation intégrale des frais de remplacement d’urgence si ce retard empêche d’honorer la location d’un client suivant.

Les prix sont exprimés en euros, hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) au taux de TVA français en vigueur au jour de la facturation. Les prestations de transport, manutention complexe, montage/démontage et lestage sont chiffrées distinctement sur la proposition commerciale.

• Moyens de paiement acceptés (acompte et facture) : virement bancaire (coordonnées IBAN/BIC figurant en bas à gauche du devis), carte bancaire, chèque bancaire compensable en France, espèces (dans la limite légale de l’article D. 112-3 du Code monétaire et financier) ou mandat administratif Chorus Pro.
• Règlement du solde : sauf stipulation particulière au devis, le solde de la commande est payable intégralement au plus tard lors de l’enlèvement au dépôt ou de la livraison sur site pour les particuliers et associations, et à réception de facture (ou selon l’échéance portée sur la facture, sans pouvoir excéder les plafonds de l’article L. 441-10 du Code de commerce) pour les professionnels et collectivités.

Pour garantir la bonne conservation et la restitution intégrale du matériel loué, le Client particulier ou associatif (et tout Client dont le devis le prévoit) remet obligatoirement à Pic-Event SAS, au plus tard lors de l’enlèvement ou de la livraison, un dépôt de garantie dont le montant est précisé sur la proposition commerciale, accompagné sur demande d’une pièce d’identité en cours de validité.

Le dépôt de garantie ne produit aucun intérêt et n’est pas encaissé d’office lors de la remise du matériel. Il est restitué ou libéré après clôture du dossier, une fois l’intégralité du matériel contrôlée au dépôt logistique et le solde des factures acquitté. En cas de perte, de vol, de manquant, de casse ou de détérioration constatée au retour, Pic-Event SAS établit une facture spécifique de réparation ou de remplacement à neuf ; à défaut de règlement par le Client sous huit (8) jours suivant son émission, Pic-Event SAS est expressément autorisée à imputer à due concurrence les sommes dues sur le dépôt de garantie, le Client demeurant redevable du surplus si le montant du préjudice excède celui de la caution.

7.1. Périmètre et conditions d’accès

La livraison et la reprise sur site sont proposées en option dans un rayon habituel de 80 kilomètres autour du dépôt de Thionville selon le barème kilométrique indiqué au devis. Sauf prestation de mise en place expressément souscrite, la livraison et la reprise s’entendent déposées et rechargées au rez-de-chaussée, de plain-pied, à moins de vingt (20) mètres d’un emplacement de stationnement carrossable directement accessible aux véhicules utilitaires ou poids lourds de Pic-Event SAS.

Le Client s’engage à être présent (ou représenté par un mandataire désigné) aux créneaux convenus et à signaler dès sa demande de devis toute contrainte d’accès (étages, escaliers, absence de monte-charge, portage supérieur à 20 mètres, cour intérieure étroite, terrain boueux ou herbeux impraticable, bornes d’accès). Tout temps d’attente anormal ou manutention supplémentaire imprévue donnera lieu à facturation complémentaire, Pic-Event SAS pouvant refuser le déchargement aux torts du Client si la sécurité des équipiers ou des biens n’est pas assurée. Pour la reprise, le matériel doit être regroupé, reconditionné dans ses contenants d’origine et accessible au même point qu’à la livraison.

7.2. Garde juridique, transfert des risques et assurance

Durant toute la période comprise entre la remise effective du matériel au Client (enlèvement au dépôt ou fin de livraison/montage sur site) et sa restitution contrôlée au dépôt (ou sa reprise effective par les équipes de Pic-Event SAS), le Client a la garde matérielle et juridique exclusive des équipements loués au sens de l’article 1242 du Code civil (pour les éventuels envois par transporteur à un Client consommateur, le transfert des risques s’opère conformément à l’article L. 216-2 du Code de la consommation).

Le Client est tenu d’être couvert par une police d’assurance Responsabilité Civile (chef de famille / villégiature pour un particulier, RC organisateur / professionnelle tous risques matériel confié pour une association, une entreprise ou une collectivité) garantissant les dommages causés aux tiers ainsi que le vol, l’incendie, le dégât des eaux, le vandalisme et les dégradations subis par le matériel loué. Tout sinistre doit être déclaré par écrit à Pic-Event SAS dans les 24 heures ; en cas de vol ou de vandalisme, le Client doit déposer plainte immédiatement auprès des autorités de police ou de gendarmerie et transmettre le récépissé officiel à Pic-Event SAS, le matériel non restitué demeurant facturable à sa valeur de remplacement à neuf.

8.1. Nature du sol, réseaux enterrés et ancrage

Le montage de tentes, barnums et chapiteaux impose un ancrage mécanique par piquetage au sol ou un lestage certifié. Le terrain mis à disposition doit être plat, dégagé et stable. Le Client a l’obligation impérative de vérifier et de signaler par écrit avant le début du montage la présence et le tracé de toute canalisation ou réseau souterrain (électricité, gaz, eau, assainissement, fibre optique, système d’arrosage automatique) ; Pic-Event SAS décline toute responsabilité en cas d’endommagement d’un réseau non signalé. Lorsque la nature du sol (enrobé, béton, pavés, dalle) interdit le piquetage, un dispositif de lestage réglementaire est obligatoirement facturé en supplément.

8.2. Sécurité météorologique et vitesse de vent (Norme CTS)

Toute utilisation d’appareils de cuisson à flamme nue, braseros, artifices ou sources de chaleur non homologuées à l’intérieur ou à proximité immédiate des bâches est strictement interdite.

9.1. Alimentation électrique et protection contre les intempéries

Le Client fournit sous sa seule responsabilité une installation électrique conforme à la norme NF C 15-100, munie d’une mise à la terre effective et d’une protection différentielle 30 mA dimensionnée pour la puissance totale appelée, à moins de 20 mètres de l’emplacement du matériel. Tout équipement audio, vidéo, d’éclairage, borne photobooth ou machine à effets doit être exploité exclusivement sous abri couvert, fermé et au sec. Les détériorations consécutives à une surtension, sous-tension, inversion de phase, foudre, projection de liquide ou alimentation par un groupe électrogène non régulé (non Inverter / AVR) sont intégralement à la charge financière du Client. Il est interdit au Client de démonter un appareil ou d’utiliser dans les machines à effets (fumée lourde, étincelles froides, jets de scène) des consommables autres que ceux fournis par Pic-Event SAS.

9.2. Sécurité d’emploi des bouteilles de gaz hélium

Les bouteilles d’hélium sont des récipients de gaz inerte comprimé sous haute pression (environ 200 bars). Elles doivent être manipulées uniquement par des personnes majeures, stockées et utilisées verticalement, solidement arrimées pour prévenir toute chute, dans un local ventilé et à l’écart de toute source de chaleur. Il est formellement interdit d’inhaler le gaz hélium (risque grave et immédiat d’asphyxie par anoxie). La bouteille métallique ainsi que le détendeur/gonfleur restent la propriété de Pic-Event SAS et doivent être restitués à la date de retour convenue (robinet fermé).

• Vaisselle (lavage professionnel inclus) : l’ensemble de la vaisselle (assiettes, verrerie, couverts, accessoires de service) est loué à l’unité avec lavage professionnel inclus dans le tarif. Le Client doit impérativement restituer la vaisselle non lavée mais intégralement débarrassée de tous restes alimentaires solides, sauces épaisses, liquides et déchets (serviettes papier, cure-dents, bouchons), triée par catégorie et replacée à l’endroit prévu dans ses bacs et casiers alvéolés d’origine. Tout article manquant, cassé ou ébréché est facturé à l’unité au tarif de remplacement en vigueur.
• Nappages et textiles (blanchisserie incluse) : le nettoyage des nappes, serviettes, housses de chaise, chemins de table et nœuds est inclus. Les textiles doivent impérativement être restitués secs (afin d’éviter l’apparition rapide de moisissures indélébiles en sac fermé) et secoués de tout déchet. Toute brûlure (cigarette, bougie, cierge magique), déchirure, découpe ou tache indélébile (cire colorée, feutre permanent, encre, peinture, graisse mécanique, moisissure) entraîne la facturation du linge au coût de remplacement à neuf.
• Mobilier et structures : le matériel doit être utilisé raisonnablement conformément à sa destination. Il est strictement interdit de monter debout sur les tables ou chaises, de clouer, visser, percer, agrafer ou d’apposer des rubans adhésifs laissant des résidus de colle sur le mobilier, les pupitres, les écrans ou les bâches. Le mobilier sensible à l’humidité (chaises bois/résine à coussin, fauteuils velours/baroques) ne doit jamais demeurer exposé à la pluie ou à l’humidité nocturne.
• Propriété et interdiction de sous-location : les équipements loués demeurent en toutes circonstances la propriété insaisissable de Pic-Event SAS. Tout prêt, cession, mise en gage ou sous-location à un tiers sans accord écrit préalable de Pic-Event SAS est strictement interdit.

11.1. Conditions d’annulation du fait du Client

Hors cas de force majeure légalement caractérisé, toute annulation totale ou partielle d’une réservation ferme notifiée par écrit par le Client donne lieu à l’application du barème indemnitaire suivant :

• Plus de 30 jours calendaires avant la date de l’événement : l’acompte versé lors de la réservation (30 % ou 50 % selon le devis) demeure définitivement acquis à Pic-Event SAS à titre d’indemnité forfaitaire d’immobilisation et de frais de dossier ;
• Entre 30 jours et 7 jours calendaires avant la date de l’événement : 50 % du montant total TTC du devis accepté est dû à Pic-Event SAS ;
• Moins de 7 jours calendaires avant la date de l’événement (ou en cas de non-présentation à l’enlèvement / refus de livraison) : 100 % du montant total TTC du devis accepté est exigible.

Dans le cas où Pic-Event SAS accepte à titre exceptionnel et par écrit un report de date, l’acompte versé est reportable une seule fois sur un événement organisé dans un délai maximal de douze (12) mois à compter de la date initiale, sous réserve de disponibilité du matériel aux nouvelles dates et de l’application des tarifs en vigueur.

11.2. Force majeure

Conformément à l’article 1218 du Code civil, aucune des parties ne pourra voir sa responsabilité engagée si l’exécution du contrat est empêchée par un événement de force majeure échappant à son contrôle, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées (tels qu’une catastrophe naturelle reconnue par arrêté ou une interdiction administrative générale préfectorale ou gouvernementale). Les intempéries courantes (pluie, froid, vent modéré) ou les convenances personnelles ne constituent pas un cas de force majeure.

En matière de location, si un équipement s’avère affecté d’une panne interne non imputable à une mauvaise manipulation du Client et dûment signalée dès réception avant utilisation (article 4.2), Pic-Event SAS procède dans les meilleurs délais, selon ses disponibilités, à son échange par un matériel équivalent ou, à défaut, au remboursement (ou avoir) du prix de location de la seule référence concernée. Le Client s’interdit toute réparation ou intervention technique par lui-même ou par un tiers non mandaté.

À l’égard des Clients professionnels (B2B), la responsabilité pécuniaire totale de Pic-Event SAS, toutes causes confondues, est expressément plafonnée au montant HT de la location du matériel directement à l’origine du dommage, à l’exclusion formelle de tout préjudice indirect ou immatériel (perte de chiffre d’affaires, perte d’exploitation, trouble d’image).

Pour les éventuels biens neufs vendus à un Client consommateur (B2C), Pic-Event SAS demeure tenue de la garantie légale de conformité prévue aux articles L. 217-3 à L. 217-20 du Code de la consommation et de la garantie légale des vices cachés prévue aux articles 1641 à 1649 du Code civil :

13.1. Traitement des données personnelles

Les informations nominatives recueillies dans le cadre des demandes de devis et des contrats sont traitées par Pic-Event SAS aux fins de gestion commerciale, logistique et comptable, conformément au RGPD et à notre Politique de Confidentialité. Tout Client dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité exerçables auprès de contact@pic-event.fr.

13.2. Confidentialité des bornes Photobooth et Livres d’or audio

Lors de la location d’une borne Photobooth ou d’un Livre d’or audio, Pic-Event SAS n’effectue aucune exploitation commerciale, publicitaire ni diffusion publique des photographies ou enregistrements vocaux réalisés lors de l’événement sans autorisation écrite expresse. Les fichiers numériques sont mis à la disposition exclusive du Client organisateur (qui demeure responsable de l’information des personnes photographiées ou enregistrées au titre du droit à l’image) via un lien privé sécurisé, puis sont définitivement purgés des supports de Pic-Event SAS dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la prestation.

13.3. Opposition au démarchage téléphonique (Bloctel)

Pic-Event SAS ne pratique aucun démarchage téléphonique commercial. Conformément à l’article L. 223-2 du Code de la consommation, le Client consommateur est informé de sa faculté de s’inscrire gratuitement sur la liste nationale d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel (www.bloctel.gouv.fr).

14.1. Service Client et réclamation préalable

Toute question ou réclamation relative à un devis ou à l’exécution d’une prestation doit être adressée par écrit au Service Client de Pic-Event SAS : par courriel à contact@pic-event.fr ou par courrier postal au 7 rue des Terres Rouges, 57100 Thionville.

14.2. Médiation de la consommation (Clients consommateurs B2C — Art. L. 612-1 et L. 616-1 C. conso.)

14.3. Droit applicable et attribution de juridiction

Les présentes CGL/CGV et l’ensemble des contrats qui en découlent sont régis par le droit français.

• Litiges entre professionnels (B2B) : à défaut d’accord amiable, tout différend relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la rupture du contrat relève de la compétence exclusive de la Chambre commerciale du Tribunal Judiciaire de Thionville (57) (juridiction consulaire compétente selon le droit local d’Alsace-Moselle, articles L. 731-1 et suivants du Code de commerce), nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou en référé.
• Litiges avec un Client consommateur (B2C) : à défaut de résolution amiable ou par voie de médiation, le litige relève des juridictions françaises compétentes déterminées conformément aux articles 42 et 46 du Code de procédure civile et à l’article R. 631-3 du Code de la consommation (juridiction du lieu où demeurait le consommateur lors de la conclusion du contrat ou de la survenance du fait dommageable, ou celle du siège du défendeur ou du lieu d’exécution de la prestation).